如何选择优质的公司网络电话？优势有哪些？

一、公司网络电话的概念

1. 定义

公司网络电话，也称为VoIP（Voice over Internet Protocol），是一种将语音信号通过互联网进行传输的技术。它把模拟的语音信号转换为数字信号，然后将这些数字信号打包成数据包，通过IP网络（如公司内部局域网、互联网等）进行传输。在接收端，这些数据包再被转换回模拟语音信号，从而实现通话。

例如，当公司员工在办公室使用网络电话拨打外部电话时，语音首先被麦克风收集，经过网络电话设备或软件进行编码，将语音变成数字数据。这些数据像普通网络数据一样，通过公司的网络路由器等设备，沿着互联网或者企业内部网络的线路传输到对方的网络电话设备或支持VoIP的终端上，最后解码还原成声音。

2. 系统构成

• 终端设备：包括IP电话终端、软电话（安装在电脑或移动设备上的软件电话）等。IP电话终端外观类似于普通电话，但它有网络接口，可以直接连接到公司的网络。软电话则通过在计算机或移动设备上安装应用程序来实现通话功能。例如，一些公司为员工配备了专门的IP电话，而员工在外出差时可以使用手机上安装的软电话软件进行通话。
• 网络设备：主要是公司内部的网络交换机、路由器等，它们负责将语音数据包在公司内部网络中进行传输和路由选择。如果涉及到与外部网络的通话，还需要通过防火墙等安全设备进行数据过滤和安全防护。
• 服务器：包括呼叫服务器、媒体服务器等。呼叫服务器主要负责处理呼叫的建立、拆除等控制功能，如管理呼叫的转接、等待等操作。媒体服务器则用于处理语音数据的编码、解码和混音等功能，以确保语音质量。

二、公司网络电话的优势

1. 成本效益

• 通话费用低：与传统的公共交换电话网络（PSTN）相比，网络电话的通话费用通常较低。尤其是对于长途和国际通话，成本优势更加明显。因为网络电话利用互联网进行传输，减少了传统电信运营商的线路租赁等费用。例如，一家跨国公司通过网络电话进行国际分支机构之间的通话，费用可能只有传统电话的几分之一。
• 设备成本低：公司网络电话可以利用现有的计算机网络设备，减少了单独铺设电话线路的成本。而且，软电话只需要在员工的电脑或移动设备上安装软件即可使用，无需额外购买大量的专用硬件设备。对于小型企业来说，这可以大大降低初始投资成本。

2. 功能丰富

• 呼叫转移与转接灵活：员工可以方便地将电话转移到其他分机、手机号码或者语音信箱。例如，当员工离开座位时，可以将办公桌上的网络电话来电转移到自己的手机上，不错过任何重要电话。同时，在公司内部可以实现多级呼叫转接，方便快速地将电话转接到相关部门或人员。
• 语音信箱与自动应答功能：网络电话系统可以提供语音信箱功能，来电者可以留下语音信息。并且，还可以设置自动应答功能，如根据不同的来电时间、来电号码等条件，自动播放预先录制的语音提示，引导来电者进行操作，如按键选择服务部门等。
• 多方通话功能：方便公司进行会议通话。与传统电话相比，网络电话可以更轻松地实现多方同时通话，并且语音质量相对稳定。例如，公司的销售部门可以通过网络电话召开跨区域的销售会议，参会人员可以通过电脑、手机等多种设备加入会议。

3. 便于管理与集成

• 集中管理：公司的网络电话系统可以通过管理软件进行集中管理。管理人员可以对电话设备、用户权限、通话记录等进行统一管理。例如，可以设置不同员工的呼叫权限，限制某些员工拨打国际长途电话；还可以查看通话记录，了解员工的工作沟通情况。
• 与企业信息系统集成：网络电话可以与公司的客户关系管理（CRM）系统、办公自动化（OA）系统等集成。例如，当客户来电时，网络电话系统可以自动识别客户号码，从CRM系统中调出客户信息并显示在员工的电脑屏幕上，方便员工更好地服务客户。

4. 移动性与灵活性

• 移动办公支持：员工可以使用软电话在任何有网络连接的地方进行通话。无论是在外出差、在家办公还是在其他办公地点，只要设备能够接入互联网，就可以使用公司的网络电话系统。这提高了员工的工作效率和灵活性。
• 易于扩展与迁移：公司网络电话系统可以很容易地进行扩展。如果公司需要增加新的电话终端，只需要将新设备接入网络并进行简单配置即可。而且，当公司搬迁办公地点时，网络电话系统的迁移相对简单，主要是重新配置网络连接，而不像传统电话系统需要重新铺设大量线路。

三、公司网络电话的实施步骤

1. 需求分析与规划阶段

明确业务需求：

• 首先要对公司的通信需求进行详细的梳理。了解公司日常通话的类型，如内部员工之间的沟通、与外部客户的联系、会议通话的频率等。例如，销售型公司可能更侧重于与外部客户的频繁沟通和多方会议通话，而技术研发公司可能更注重内部团队之间的沟通协作。
• 确定需要的功能，如呼叫转移、语音信箱、自动应答、通话录音等功能是否必要。比如，客服部门可能需要通话录音功能来进行服务质量监督，而管理层可能更关注呼叫转移功能以便在不同办公地点也能及时接听重要电话。

评估网络环境：

• 检查公司现有的网络基础设施，包括网络带宽、网络稳定性和网络拓扑结构。如果公司网络带宽不足，可能会影响网络电话的语音质量。例如，一个拥有大量员工同时使用网络电话的公司，需要足够的上行和下行带宽来确保语音数据包的流畅传输。
• 考虑网络的安全性，确定是否需要额外的防火墙配置或虚拟专用网络（VPN）来保护通话数据。特别是对于涉及商业机密的通话，如企业的财务、法务等部门的通话，安全防护至关重要。

规划系统规模和架构：

• 根据公司的员工数量和通话需求，确定需要的网络电话终端数量，包括IP电话终端和软电话许可证的数量。例如，一个有100名员工的公司，如果预计80%的员工会同时使用网络电话，那么至少需要80个终端许可证。
• 设计网络电话系统的架构，包括呼叫服务器、媒体服务器等服务器的部署位置。可以选择本地部署，将服务器放置在公司的数据中心；也可以选择云端部署，使用云服务提供商提供的服务器资源。云端部署具有可扩展性强、维护成本低等优点，而本地部署则更有利于数据的安全性和隐私性控制。

2. 设备与软件选型阶段

终端设备选型：

• 对于IP电话终端，要考虑其功能、质量和兼容性。选择具有高清语音、支持多种呼叫功能（如呼叫转移、来电显示等）的IP电话。例如，一些高端IP电话还支持彩色显示屏，可以显示来电者信息、通话记录等内容。
• 软电话软件要选择易于安装和使用的产品，并且要与公司的操作系统和其他软件兼容。比如，要确保软电话软件能够在公司员工常用的Windows、Mac或移动设备的iOS、Android系统上正常运行，同时还要考虑与公司的CRM等业务系统的集成能力。

服务器选型（如果是本地部署）：

• 根据规划的系统规模，选择性能合适的呼叫服务器和媒体服务器。考虑服务器的处理能力，如CPU性能、内存容量等，以确保能够同时处理大量的呼叫请求。例如，一个预计每天有数千次呼叫的公司，需要选择具有高性能多核CPU和大容量内存的服务器。
• 服务器的可靠性和冗余性也很重要。选择具有热插拔硬盘、冗余电源等功能的服务器，以减少硬件故障导致系统停机的风险。同时，还要考虑服务器的可扩展性，以便在公司业务增长时能够方便地升级服务器配置。

软件平台选型（如果是云端部署）：

• 选择可靠的云网络电话服务提供商，评估其服务质量、数据安全措施和价格。查看提供商的网络覆盖范围，确保能够在公司业务涉及的区域提供稳定的服务。例如，对于有海外业务的公司，要选择能够在国外提供低延迟、高音质通话服务的云提供商。
• 研究云平台提供的软件功能，如是否提供丰富的呼叫管理功能、与其他企业软件的集成接口等。一些先进的云网络电话平台可以与企业的办公自动化系统、客户关系管理系统无缝集成，提高工作效率。

3. 系统安装与配置阶段

终端设备安装与配置：

• 对于IP电话终端，将其连接到公司的网络交换机或路由器，按照设备说明书进行初始配置。配置包括设置网络参数（如IP地址、子网掩码等）、注册到呼叫服务器等步骤。例如，通过在IP电话的设置界面中输入呼叫服务器的IP地址和端口号，完成注册过程，使电话能够与服务器进行通信。
• 软电话软件的安装相对简单，在员工的电脑或移动设备上下载安装包后，按照安装向导进行安装。安装完成后，需要配置软件的账号信息，将其与公司的网络电话系统进行关联。例如，输入公司分配的用户名和密码，以及呼叫服务器的连接地址，使软电话能够正常使用。

服务器安装与配置（如果是本地部署）：

• 按照服务器设备的安装指南，将呼叫服务器和媒体服务器安装在公司的数据中心或服务器机房。安装过程包括硬件组装（如安装硬盘、内存等）、连接电源和网络等步骤。
• 进行服务器软件的配置，包括安装操作系统、网络电话服务器软件等。在配置过程中，需要设置服务器的参数，如IP地址、域名解析、数据库连接等。例如，在呼叫服务器软件的配置界面中，设置呼叫路由规则，确定来电如何被转接到不同的部门或员工。

系统集成与测试（如果与其他系统集成）：

• 如果网络电话系统需要与公司的其他系统（如CRM系统、OA系统）集成，需要进行接口配置和数据交互测试。通过开发或使用集成插件，将网络电话系统与其他系统进行连接。例如，通过API（应用程序接口）将网络电话系统与CRM系统集成，当客户来电时，CRM系统能够自动获取来电号码并查询客户信息，然后在员工的终端设备上显示。
• 对集成后的系统进行功能测试，确保各个功能模块之间能够正常协作。例如，测试在CRM系统中点击呼叫按钮后，网络电话是否能够正确拨出号码，以及通话结束后，通话记录是否能够正确地记录在CRM系统中。

4. 员工培训与系统上线阶段

员工培训：

• 对员工进行网络电话系统的使用培训，包括基本操作（如拨打电话、接听电话、转移呼叫等）和高级功能（如语音信箱的使用、会议通话的操作等）。培训可以采用集中授课、在线教程、操作手册等多种方式。例如，通过组织员工参加集中培训课程，由专业人员讲解网络电话系统的操作方法，并让员工现场进行操作练习。
• 对于涉及系统管理的人员，如IT部门的员工，还要进行系统维护和管理方面的培训，包括用户账号管理、通话记录查询、系统故障排除等内容。例如，培训IT人员如何通过管理软件添加或删除用户账号，以及如何查看系统的运行状态和性能指标。

系统上线与试运行：

• 在完成培训后，将网络电话系统正式上线投入使用。在初期，可以先进行试运行，密切关注系统的运行情况，包括语音质量、系统稳定性、功能完整性等方面。例如，在试运行期间，收集员工对系统的反馈意见，如是否存在通话中断、语音模糊等问题。
• 根据试运行期间发现的问题，及时进行调整和优化。例如，如果发现部分区域的网络电话语音质量较差，可以检查网络设备的配置，如调整带宽分配或优化无线网络信号强度，以确保系统达到最佳的使用效果。

四、评估公司是否适合采用网络电话系统

• 理解网络电话系统的优势：网络电话系统（VoIP）通过互联网传输语音信号，相比传统电话系统，它具有成本低廉、灵活性高、功能丰富等优点。企业可以通过网络电话系统实现内部通信、客户服务、电话会议等多种通信需求，提高工作效率和降低通信成本。
• 评估公司的通信需求：企业在选择网络电话系统时，首先需要明确自身的通信需求。这包括企业的通信量、电话功能需求以及预算范围等因素。例如，企业是否需要在不同地点的办公室之间进行内部通信，是否需要连接到外部的客户和供应商，这些问题的答案将有助于确定企业所需网络电话系统的特性。
• 考虑网络电话系统的特点：网络电话系统的特点包括稳定性、安全性、可定制性、用户体验和成本等。企业需要选择一个稳定可靠的系统，以保证通话的质量和避免通信中断。安全性是另一个重要因素，因为网络电话系统将处理敏感的语音数据，因此需要具备足够的安全措施，如数据加密、访问控制、防病毒等。
• 考虑供应商的服务和支持：选择网络电话系统时，供应商的服务和支持也是非常重要的。企业需要选择具有良好信誉、提供及时、专业技术支持的供应商，以确保通信系统的正常运行和及时解决问题。
• 考虑未来的扩展性：随着企业的发展，通信需求可能会发生变化。因此，企业在选择网络电话系统时，应考虑系统的可扩展性，选择能够适应未来发展需求的系统，以便在需要时能够轻松添加额外的用户或功能。

综上所述，企业在评估是否适合采用网络电话系统时，需要综合考虑自身的通信需求、网络电话系统的特点、供应商的服务和支持以及未来的扩展性。通过这些因素的综合评估，企业可以选择最适合自己的网络电话系统，以提升工作效率和降低通信成本。

五、网络电话系统的安全性关键因素

网络电话系统在安全性方面需要注意以下几个关键因素：

• 身份验证和访问控制：确保只有经过身份验证的用户才能访问IP电话网络，使用强密码和多因素身份验证等措施来增强身份验证的安全性，并实施访问控制策略，限制未经授权的访问。
• 加密通信：通过使用加密协议和算法来保护IP电话网络的通信内容，加密可以防止窃听和监听，并确保通信的机密性。
• 防火墙和入侵检测系统：安装和配置防火墙以监控和控制网络流量，防火墙可以阻止未经授权的访问和恶意数据包。此外，使用入侵检测系统来检测和阻止潜在的攻击。
• 定期更新和维护设备：定期更新IP电话网络设备的软件和固件，以修复已知的安全漏洞，并定期进行设备维护和巡检，确保系统的稳定性和安全性。
• 网络攻击防护：针对网络层的攻击，包括分布式拒绝服务（DDoS）攻击、恶意软件、网络钓鱼等，需要强化网络安全措施。
• 设备安全防护：支持下ingress方向数据过滤功能、egress方向数据过滤功能、协议限流等，以保护网络电话系统不受恶意攻击。
• 设备网管安全要求：IP电话系统网管系统应有专门的安全软件模块，分配和管理用户的权限及对用户的操作进行权限控制，同时网管系统能记录和保存不同帐号的维护操作日志。
• 业务管理系统安全：业务管理系统账号登录及账号密码修改时，使用HTTPS（HTTP+SSL）安全协议进行通信，确保通信信息不被截获、篡改、查看。账号密码存入数据库时，使用MD5加密，即使进入账号数据库，也不能查看到账号密码，确保用户密码的安全。

以上措施有助于确保网络电话系统的安全性和保密性，保护用户免受各种网络威胁。

六、网络电话系统与传统电话系统的功能差异

• 通信方式：网络电话系统主要通过互联网进行数据传输，使用数字信号，而传统电话系统则依赖于固定的铜线或光纤等物理线路进行通信，使用模拟信号。
• 成本：网络电话系统通常在成本上更为经济实惠，因为其基础设施相对简单，主要依赖互联网，而传统电话系统需要建设和维护昂贵的物理基础设施，如电话交换机和线缆网络。
• 功能特性：网络电话系统在功能上具有更多的创新和扩展性。除了基本的语音通话，网络电话还支持视频通话、实时消息、文件共享等多媒体功能，以及屏幕共享、会议通话等先进的通信工具，使得远程协作更加便捷。
• 便利性：网络电话系统在便利性方面表现出色，用户可以通过各种设备随时随地进行通话，不受传统电话线路的限制，并且通常提供移动应用，方便用户在移动设备上使用。
• 通信质量：传统电话系统通常有稳定而清晰的通信质量，而网络电话系统的通信质量则受制于互联网连接的质量。尽管大多数互联网连接质量良好，但在网络拥塞或不稳定的连接情况下，可能会影响网络电话的通信质量。
• 安全性：网络电话系统通常提供更高的安全性，因为数字信号传输可以更好地保护通话内容免受窃听。
• 管理和监控；网络电话系统允许管理员通过在线控制面板对通话记录、费用明细等进行监控和管理，提高了通信的透明度和管理效率。

综上所述，网络电话系统在成本、功能多样性、便利性、通信质量和安全性方面相比传统电话系统有显著的优势，尤其适合现代社会的高速发展和多样化的通信需求。